Deskun — делаем почту Gmail удобнее для работы

Блог о самых полезных приложениях для ваших гаджетов
Для связи biz@themarfa.name или Telegram @immarfa

Обзор Deskun. Тикет система внутри Gmail

Многие компании, сталкиваясь с проблемами пользователей, быстро понимают, что отвечать вовремя на все запросы и контролировать качество работы сотрудников технической поддержки сложно без специализированных систем. На рынке уже представлен ряд решений, но многие из них являются слишком сложными для внедрения или дорогими. В противовес существующим продуктам был создан русскоязычный сервис, интегрированный в среду, привычную для большинства пользователей — почтовый клиент.

Deskun — простая в настройке и легкая в освоении система поддержки пользователей и управления проектами на основе Gmail.

Чтобы начать пользоваться системой, достаточно просто установить расширение для браузера Chrome или Yandex. После чего автоматически откроется ваш почтовый ящик в Gmail, а сервис проведёт краткий инструктаж.

Приветственное сообщение Deskun

Обработка тикетов в системе

Вся работа с Deskun в почтовом ящике организована при помощи двух ярлыков «Deskun» и «Deskun: Snooze». Благодаря такому разделению работа с системой не будет пересекаться с остальной рабочей или личной перепиской.

Под основным ярлыком «Deskun» скрываются все доступные пользователю проекты. Блок «Сводная информация» разделён на три категории — «Новые тикеты», «Ближайшие по дедлайну» и «Последние действия», а также есть статистика по всем разделам. Из этого блока агент (пользователь Deskun) может легко оценить объём проделанных и запланированных работ по проектам.

Сводная информация по проектам

Сама работа с Deskun не может вызвать сложностей. При переходе в папку проекта пользователь видит тикеты с краткой информацией по ним. В этом разделе чётко разделены состояния тикетов и отражены их приоритеты и дедлайны.

Подробный вид проекта

Если для вашей работы достаточно отобразить тикеты только определённого типа, то можно воспользоваться фильтром, чтобы настроить систему под себя. Отсюда же доступен поиск по задачам.

Окно самого тикета очень сильно напоминает стандартное окно письма в Gmail. На самом деле это так и есть, за исключением некоторых параметров:

Внутри тикета будут видны комментарии и его статус. Кроме этого, Deskun предлагает несколько дополнительных фишек для обработки задачи.

Во-первых, ко всем тикетам можно добавить заметку. В тексте заметки может быть что угодно, в том числе картинки, ссылки, файлы: то есть, всё, что может быть добавлено в обычное письмо Gmail.

Во-вторых, при ответе на тикет можно использовать предустановленные шаблоны:

Такие шаблоны значительно упрощают обработку тикетов и настраиваются отдельно в личном кабинете Deskun. В шаблонах можно использовать теги, которые автоматически заменятся на соответствующий текст. Таким образом, оператор нажатием одной кнопки может оставить развёрнутый комментарий.

Редактор быстрых ответов

В-третьих, поскольку вы находитесь внутри почты Gmail, вы можете использовать любые сторонние расширения и плагины для обработки почты. Благодаря этому тикет можно, например, отправить в ToDoist.

Справа от тикета расположен информационный блок, где можно быстро поменять исполнителей, состояние, приоритет или дедлайн.

Информационный блок тикета

Те же функции доступны и при создании новой задачи:

Окно создания задачи

Отслеживание писем

Многих пользователей огорчает отсутствие в Gmail функции оповещения о прочтении писем. Deskun помогает решить и эту проблему. Особенно эта фишка будет полезна корпоративным пользователям, но и для индивидуального использования ей можно найти множество применений.

Оповещение о прочтении письма

Отслеживание включено по умолчанию как для писем, так и для тикетов. Теперь вы всегда будете точно знать, когда письмо прочли.

Отложенная отправка

Как известно, не все письма одинаково важны и не обязательно отправлять их прямо сейчас. Иногда всё наоборот и письмо важно отправить позже. Чтобы не забыть про отправку и не забивать себе голову мелочами, вы можете отложить тикет или письмо на более удобное для этого время.

Отложенная отправка письма

Кстати, отложенная отправка и отслеживание писем доступны каждому пользователю, в том числе, в бесплатной версии плагина.

Личный кабинет Deskun

В личном кабинете Deskun, кроме управления проектами и пользователями, доступно несколько интересных и полезных фишек для автоматизации процесса обработки заявок. Например, можно настроить автофильтры для входящей почты. Система автоматически обработает письмо и перенесёт его в нужный проект и при этом отправит прописанный заранее ответ.

Фильтры обработки входящей почты

Из личного кабинета вы также можете полностью настроить работу системы под свои нужды.

Дополнительные функции

Благодаря интеграции с Gmail можно забыть о сложных системах управления проектами. Можете вообще забыть про браузер или компьютер. Все тикеты можно обрабатывать из любого почтового клиента.

Каждому участнику системы можно четко разграничить права доступа.

Стоимость

Как ни странно, за простоту и удобство не обязательно платить много. Deskun будет по карману даже самым маленьким компаниям. Платный тариф системы начинается с $0.99 в месяц. Для пользователей, которым не нужны платные функции, есть бесплатный тариф.

Брать или не брать

Конечно, всё зависит только от вас. Мне Deskun показался очень удобным и простым решением. Я в своё время работал с Мегапланом, Jira и самописной системой управления проектами. В конечном счёте, я всё равно строил свой день по входящим письмам из любой системы или трекера. Если бы у нас использовался Deskun, я смог бы работать в едином интерфейсе, не переключаясь между несколькими разными сервисами.

Deskun: клиентская поддержка, не выходя из Gmail

С перенесением немалой части предпринимательской деятельности в онлайн, перед многими компаниями остро встает вопрос поддержки клиентов и удобного управления рабочими задачами. Всемирная паутина диктует свои законы ведения бизнеса, поэтому требуются новые инструменты и новые возможности.

Недавно группа российских разработчиков, не найдя в сети ничего подходящего под свои нужды, решила вопрос кардинально – написала собственный софт. Новый продукт прошел тестирование, и было решено выпустить его на рынок. Так появился Deskun. Все, что нужно для его использования почта на Gmail и браузер Google Chrome или Яндекс.Браузер.

Что внутри?

Основные направления сервиса:

● Система клиентской поддержки. Сервис позволяет работать с заявками клиентов с помощью электронной почты. В Deskun можно подключить любой почтовый ящик, а вся работа будет осуществляться в интерфейсе Gmail. Обязательное условие — наличие браузеров Chrome или Yandex с подключенным плагином.
● Система управления задачами. Сервис представляет собой полноценную тикет-систему. Пользователь может создавать проекты, ставить и распределять задачи, контролировать процесс их выполнения, назначать приоритет и устанавливать дедлайны.

Интеграция с Google, с одной стороны, дает преимущества, а с другой – имеет недостатки. Что касается плюсов, то пользователю достаточно иметь почтовый ящик и учетную запись Google, чтобы начать использовать сервис. Из недостатков: плагин на сегодняшний день существует только для браузеров Google Chrome и Яндекс.Браузер. Сами разработчики подтверждают возможность появления плагина и для популярного браузера Mozilla Firefox.

Сервис предлагает пользователю большое количество внутренних настроек, фильтры для удобного распределения потоков информации и автоответы для оперативной обратной связи с клиентами. Благодаря такому разнообразию Deskun можно применить в любом виде бизнеса. Понятный интерфейс – большой плюс. Поскольку оперативность работы зависит и от того, насколько быстро сотрудник сможет оперировать инструментами системы.

Основные функции сервиса

Богатый инструментарий Deskun включает в себя:

● Возможность принимать заявки клиентов на любой почтовый ящик и обрабатывать их в интерфейсе Gmail
● Возможность группировать сотрудников в команды для более слаженной работы
● Расстановка приоритетов задач
● Делегирование (распределение) полномочий между сотрудниками
● Блокировка заявки при начале работы с ней одним из сотрудников. Для остальных она перестает быть доступна во избежание накладок
● Возможность назначения индивидуальных прав доступа для каждого сотрудника
● Создание рабочих заметок по ходу переписки с клиентами
● Возможность интеграции с другими облачными сервисами

При этом все инструменты можно с одинаковым успехом использовать как для поддержки клиентов, так и для управления задачами.

Несмотря на то, что полноценная работа с сервисом платная, бесплатная версия дает пользователю возможность расширить стандартный функционал почты Gmail:

Что получают обладатели бесплатной версии:

● Отложенная отправка писем. Удобная планировка отправки письма на любое время или день.
● Функция Snooze (засыпание). Инструмент, который позволяет включить напоминание о важном письме. Актуально для тех, кому приходится держать в голове слишком много информации.
● Отслеживание отправленных писем. Отправитель уведомляется о том, было ли прочитано и когда было прочитано отправленное сообщение получателем. Для этого не нужны никакие отдельные действия со стороны клиента.
● Шаблоны для ответов на письма в Gmail. Инструмент актуален для тех, кто регулярно занимается отправкой стандартных писем.

Есть обширный справочный отдел, который проинформирует о том, как правильно работать в системе. При подключении к электронному ящику запускается ознакомительный тур с указателями и всплывающими подсказками к каждому элементу. Удобно то, что для Deskun в почте отведена отдельная папка. Это позволяет не смешивать проекты в Deskun с остальной почтой.

Начало работы. Как создавать проекты и тикеты

С установкой и настройками разобрались. Пора начинать непосредственную работу в сервисе. Для начала разберем основные термины системы.

Тикет – это, по сути, электронное письмо, которое, в зависимости от цели использования сервиса, может быть как «внутренней задачей для сотрудника», так и «внешней заявкой от клиента». Тикет имеет несколько основных свойств: владелец и исполнитель тикета, его приоритет и назначенный дедлайн, состояние тикета и его возраст.

Очередь – инструмент разделения задач внутри одного проекта. В Deskun это отдельная папка внутри Gmail. Название очереди обычно соответствует одному микропроцессу в рамках общего направления. К примеру, в проекте «Интернет-магазин» могут быть отдельные очереди «Работа с клиентами», «Мониторинг склада», «Служба доставки».
Работа в Deskun начинается с создания нового проекта. В Личном кабинете следует выбрать первую же графу и там кликнуть «Создать новый проект». В этом пункте можно вписать название будущего проекта, прикрепить его логотип, создать очереди и выслать на электронную почту приглашения для сотрудников. При создании новой очереди предлагается выбрать ее тип: собственные настройки, поддержка клиентов, управление проектами.

Когда все настройки в Личном кабинете завершены, можно начать работать с тикетами. Если говорить о клиентской поддержке, то система позволяет выбрать определенную очередь и привязать к ней выбранный адрес электронной почты. Теперь все клиентские запросы и письма будут приходить именно туда. Назначить ответственных за заявки станет намного удобнее, как и контролировать процесс их выполнения.

В управлении внутренними проектами создание тикетов происходить несколько по-другому. Для создания тикета переходим в почту и в левом верхнем углу выбираем зеленую кнопку «Новый тикет». В появившемся поле можно выбрать получателя, а далее в настройках выбрать очередь, к которой он будет относиться, установить дедлайн, приоритет тикета и выбрать сотрудника, которому он будет передан. Созданный тикет появится в соответствующей очереди. После этого можно поручать задания другому сотруднику, закрывать тикет, менять его свойства.

Создание шаблона. Шаблоны позволяют ускорить время работы в системе и упростить некоторые повторяющиеся действия. Кроме того, можно вставлять в них теги, которые впоследствии заменятся на необходимый текст. Для создания шаблона в личном кабинете следует выбрать соответствующий пункт меню. В процессе создания следует указать его название, видимость в той или иной очереди, само сообщение, в том числе с тегами (, , ).

Что касается отслеживания прочтения писем, то в случае тикетов эта функция включена по умолчанию, но при отправлении обычного письма ее нужно активировать отдельно. Для этого следует в поле редактирования письма найти в нижней строке значок глаза и нажать его. По прочтению система уведомит отправителя не только о самом факте, но и о времени. Это полезная функция, которая позволяет постоянно быть в курсе событий.

Еще одна фишка – автоответы. Автоответы часто используются для того, чтобы быстро ответить на запрос клиента и уведомить его, что проблемой уже занимаются, и она будет решена в ближайшем будущем.

Что почем? Расценки и тарифы

Для ознакомления сервис дает 14 дней бесплатного пользования с богатым функционалом. Этого времени хватит, чтобы понять, устраивает ли инструментарий системы. Затем Deskun будет стоить 0,99 доллара в месяц. В эту стоимость входит:

● 2 агента (сотрудника компании, которые могут работать с сервисом)
● 1 проект
● 1 очередь

При необходимости можно добавлять каждую категорию. Каждый последующий агент обойдется в $0,99, а очередь и проект по $0,50 соответственно. У небольших компаний и недавно открывшихся предприятий не всегда есть финансовая возможность покупать дорогостоящий специализированный софт. Поэтому недорогой и удобный сервис, интегрирующийся с уже имеющимся почтовым аккаунтом, будет кстати.

Что можно сказать о сервисе после всестороннего его осмотра? Это качественный продукт за очень небольшие деньги. Особенно интересен этот сервис будет небольшим проектам, не имеющим огромного бюджета на специализированный софт, подойдет как нельзя лучше. За символическую плату пользователь получает продуманный функционал с комфортным и понятным дизайном, а также стабильную техническую поддержку. Сама идея встроить сервис в почтовый интерфейс – отличная возможность избавиться от лишних действий.

Естественно, сами разработчики продолжают расширять и развивать свое детище. В планах запустить интеграцию и с популярными мессенджерами. Deskun – это сервис, которым удобно пользоваться самому и не стыдно порекомендовать друзьям.

Deskun — делаем почту Gmail удобнее для работы

Gmail — простой и удобный почтовый сервис. Но для комфортной работы в нем не хватает нескольких функций:

  • Нет таймера для отложенной отправки писем.
  • Нельзя отследить, прочитал ли адресат письмо.
  • Неудобные встроенные шаблоны для быстрых ответов.

Мы нашли простой способ решить эту проблему: бесплатно и без перехода на новый сервис.

Плагин Deskun

Новые функции в Gmail мы добавим с помощью бесплатного плагина Deskun. У него есть и платные функции — например, организация поддержки клиентов и назначение задач сотрудникам.

Но об этом в другой раз.

Что делать? Загрузите плагин и установите его. Deskun работает в браузерах Chrome и Yandex. Авторизуйтесь с помощью учетной записи Google.

Gmail откроется автоматически. Подтвердите доступ — и в интерфейсе появится несколько новых полезных функций.

В форме создания письма появляются новые кнопки

Теперь посмотрим на новые функции, которые появились в почте, и применим их на практике.

Отложенная отправка (Send later)

Что это? Письма отправляются адресату не сразу, а через указанное вами время. Можно подготовить письмо и выставить любое время отправления: хоть через 5 минут, хоть через 2 года.

Пример. Вы решили поработать на выходных. Выполнили задачу, нужно сдать отчет коллеге. Если отправить прямо сейчас — он может открыть и забыть ответить.

Выходной все-таки. Если отложить отчет до понедельника — можете забыть вы.

С помощью этой функции вы можете написать и отправить письмо прямо сейчас. А коллега получит его в понедельник утром.

Никто ничего не забыл, чужой выходной не потревожен.

Как сделать? Создайте новое письмо, как обычно. На панели внизу нажмите на зеленый значок отложенной отправки. Выберите время и дату и нажмите «Отправить».

Можно выбрать предустановленный таймер или задать точные дату и время

Письмо попадет в папку «Черновики». Вы можете удалить его, отредактировать или изменить время отправления.

Зачем нужно:

  • Оставлять напоминания самому себе.
  • Отправлять письма человеку в отпуске. Они придут, когда он вернется к работе и будут в самом верху списка.
  • Делать рассылку группе людей в определенное время.

Засыпание (Snooze)

Что это? Напоминание о важных письмах.

Вы можете выбрать любое письмо и прикрепить к нему таймер. Через указанное время оно появится в исходной папке как непрочитанное — будто пришло еще раз.

Пример. Вы работаете над срочной задачей. Приходит письмо от клиента — нужно внести пару правок на сайте.

Вы не можете это сделать прямо сейчас, а само письмо уже прочитали. Оно уйдет куда-то вниз и потеряется, а вы можете забыть о задаче.

Вы «усыпляете» письмо и ставите таймер на 4 часа. Через 4 часа письмо придет снова, и вы сможете уделить ему время.

Как сделать? Кликните по иконке Deskun возле названия письма. Она есть и в списке входящих, и в самом письме. Нажмите «Напомнить через» и установите таймер.

Такие же значки есть внутри писем

Второй способ — кнопка «Напомнить» на панели Gmail. Она появляется только когда вы открываете письмо.

Интерфейс таймера такой же, как у функции отложенной отправки

Письмо попадет в папку Deskun: Snooze, а когда придет время — переместится во исходную папку и станет непрочитанным.

Эта функция работает и на отправленных письмах. При отправке письма кликните на оранжевый значок «Напомнить через» на панели снизу и настройте таймер.

Вы можете задать условия напоминаний — письмо появится в папке, если:

  • Адресат на него не ответил.
  • Адресат его не открыл.
  • В любом случае.

Укажите, в каком случае нужно присылать напоминание

  • Не потерять важные письма.
  • Не забыть про клиента, если не можете ответить сейчас.
  • Создать напоминание.
  • Проконтролировать, ответил ли адресат на ваше письмо.

Шаблоны сообщений (Message templates)

Что это? Готовые шаблоны текста, которые можно быстро вызывать во время создания письма.

Пример. Вам пишет потенциальный клиент — просит показать портфолио и прислать прайс на услуги.

Вместо того, чтобы расписывать все вручную, вы загружаете шаблонный ответ со всей нужной информацией.

Немного редактируете его, вписываете имя клиента — и отправляете.

Вместо нескольких минут вы потратили 20-30 секунд.

Как сделать? Создайте письмо как обычно. Кликните по кнопке «Выбрать шаблон» на панели снизу и выберите нужный из заранее подготовленного списка.

Текст подгрузится в ваше письмо.

Кликните по значку и выберите шаблон из списка

Чтобы создать новый шаблон, перейдите в личный кабинет и откройте раздел «Шаблоны сообщений». Нажмите «Создать».

Нажмите на кнопку, чтобы создать новый шаблон

Укажите название — по нему вы будете выбирать шаблон из списка. Напишите текст. Графа «Где доступен» в бесплатной версии плагина вам не нужна, не трогайте ее.

Не забудьте сохранить новый шаблон

  • Быстро отвечать на типовые вопрос коллег и клиентов.
  • Отправлять инструкции новым сотрудникам.

Отслеживание прочтения (Mail tracking)

Что это? Вы видите, кто и когда прочитал ваши письма.

Пример. Вы даете задание своему сотруднику. Если через пару часов видите, что он его не прочитал — звоните и напоминаете.

Как сделать? Создайте письмо, как обычно. Перед отправкой активируйте функцию отслеживания.

Иконка глаза должна стать зеленой

В папке входящих напротив прочитанных писем будет зеленый значок-глаз, а напротив непрочитанных — серый. В самих письмах тоже есть такие значки.

Если на значок навести курсор, вы увидите, когда адресат прочитал письмо

  • Проконтролировать, чтобы все ознакомились с инструкцией.
  • Узнать, прочитал ли потенциальный клиент письмо.

Мы рассмотрели 4 бесплатные функции Deskun, которые помогут вам в работе. Плагин пригодится всем, кто работает с Gmail:

  • Фрилансерам и предпринимателям, которые общаются с клиентами по email.
  • Сотрудникам компаний, которые используют почту в качестве основного средства связи.
  • Менеджерам по работе с клиентам.
  • Редакторам и руководителям проектов.
  • Людям, которые не хотят устанавливать отдельный таск-менеджер, но хотят создавать напоминания о важных вещах.
  • Руководителям, которым нужно организовать поддержку клиентов по email.

Обзор Deskun. Управление проектами из почты Gmail

Управление проектами и организация службы поддержки обычно подразумевает под собой покупку и внедрение навороченного и очень дорогого программного обеспечения от известных разработчиков, которое, как следствие, позволить себе могут только лишь крупные организации.

Но малому бизнесу и стартапам такие траты не по карману и обычно они вынуждены использовать бесплатные сервисы с ограниченными возможностями или разрабатывать свои самописные системы. Исправить эту ситуацию на рынке пытались очень многие, но соблюсти баланс между требующимся функционалом и стоимостью готового продукта ни у кого толком не получилось. А потом ребята из Deskun разработали своё решение, завязав всё на классический интерфейс почты Gmail. Это позволило создать достаточно гибкую и мощную систему, которая включает в себя управление проектами и службу E-mail поддержки пользователей.

Deskun — система поддержки пользователей и управления проектами, которая позволяет организовать управление задачами и поддержку клиентов компании напрямую из интерфейса Gmail.

Начало работы. Создание проектов и тикетов

Чтобы начать пользоваться Deskun, необходимо установить расширение для браузера Chrome (так же подойдёт Yandex Browser), авторизоваться через аккаунт Google и затем зайти в уже давно знакомую вам почту Gmail.

Работа с сервисом Deskun в почтовом ящике организована при помощи двух ярлыков (каталогов):

  • «Deskun», под которым скрываются все доступные пользователю проекты
  • «Deskun: Snooze», куда в срок отправляются все письма и тикеты, на которые вы поставили напоминание.

Благодаря этому, работа с системой не пересекается с остальной почтой.

Создадим проект. Для этого необходимо перейти на сайте Deskun в Личный кабинет.

И выбрать пункт “Создать новый проект”:

При создании проекта, сразу предлагается создать и очереди, которые нужны чтобы разделить тикеты внутри проекта по группам. В рамках одного проекта их может быть несколько и обычно они соответствует отдельным бизнес-процессам внутри компании.

Теперь перейдём в интерфейс Gmail и создадим первый тикет. Этот процесс очень напоминает создание обычного электронного письма. Вам необходимо указать название тикета, выбрать проект и очередь. По желанию вы можете выставить приоритеты, назначить дедлайны и написать заметку.

Созданный тикет вы увидите в соответствующей очереди, доступ к которой осуществляется через левое меню в ярлыке Deskun.

В этом же меню вы можете закрывать тикеты, изменять приоритеты, назначать другому пользователю и многое другое.

Как вы видите, работать с Deskun очень просто. Для контроля за выполнением задач в папке проекта для оператора выведена краткая информация по каждому заведённому тикету, которые в свою очередь чётко разделены по состоянию приоритетов и дедлайнов.

Отдельно хочется отметить создание шаблонов, которые в значительной мере могут ускорить создание тикетов. Например, в их текст можно встраивать теги, которые автоматически заменятся на соответствующий текст. Так можно подставлять в письмо некоторые данные об аккаунте клиента:

  • – имя пользователя агента, который использует шаблон
  • – электронный ящик этого же агента
  • – номер тикета, в рамках которого идет обсуждение.

Таким образом, оператор может очень быстро написать пользователю развёрнутый ответ. Скорость – это очень важный параметр работы для HelpDesk.

Создавать шаблоны можно через личный кабинет сервиса Deskun:

Отслеживание доставки писем и отложенная отправка

Очень крутая фишка Deskun – возможность отслеживания прочтения писем. Отслеживание доступно как для писем, так и тикетов, так что вы всегда можете знать дошло ли до адресата ваше сообщение и поступила ли в обработку задача, которую вы делегировали. Если же вы делаете рассылку, то Deskun уведомит вас о прочтении письма каждым адресантом.

Для тикетов отслеживание работает всегда, а вот трекинг для обычных писем нужно включать вручную. Для этого нужно создать новое письмо (или начать отвечать на существующее), а затем внизу, где расположены инструменты редактирования письма, найти значок глаза и нажать на него.

Когда вы отправляйте письмо, Deskun начнёт отслеживать его статус, а также отображать дату и время прочтения. Иконка статуса располагается слева от темы письма.

Когда получатель прочитает письмо, иконка станет цветной и, при наведении, будет отображать информацию о времени прочтения:

Так же очень важно не забывать отвечать на сообщения клиентов, но часто возникает ситуация, когда в приоритете стоят другие задачи и до некоторых писем время находится лишь в конце рабочего дня или даже на выходных. Чтобы не терять клиентов из-за не своевременно отправленных писем, в Deskun встроили сервис отложенной отправки, с помощью которого вы можете запланировать обработку тикетов или отправку писем в рабочие часы. Так же эту функцию удобно использовать, если вам необходимо сделать рассылку по клиентам в строго определённое время.

Установить отложенную отправку можно в процессе создания или при ответе на какое-либо письмо. Для этого нужно нажать на иконку часов и после этого выбрать время.

После выбора даты и времени отложенной отправки, кнопка будет выглядеть так:

При нажатии письмо переместиться в папку “Черновики” и будет находится там до времени отправки. Как вы видите – всё очень просто. Но это именно тот функционал, которого не хватает в привычном нам Gmail.

Автоответы и фильтры

В дополнение к предыдущим функциям, создатели Deskun разработали также возможность автоответов и фильтров для сообщений. Грамотно настроив эти возможности в Личном кабинете, вы сможете автоматически отвечать пользователям и переводить важные письма в тикеты.

Я начинал этот пост о стоимости специализированного ПО. Так вот Deskun в этом плане выигрывает перед конкурентами. Платный тариф системы начинается с $0.99 в месяц, а для обычных пользователей существует бесплатный тариф, функционала которого им вполне хватит.

Deskun – это идеальный сервис управления проектами для любого стартапа. Разработчики идеально встроили тикет-систему в привычный интерфейс моей, да и не только моей, любимой почты, тем самым максимально уменьшив время изучения нового сервиса. Работа над сервисом продолжается, а функционал увеличивается. Например, у разработчиков в планах сделать интеграцию с мессенджерами и открыть API. Так что я смело могу рекомендовать Deskun своим друзьям и заказчикам. Следить за развитием проекта также можно в FB и VK.

Чего не хватает Gmail. 4 бесплатные возможности Deskun

Почтовый сервис Gmail в прошлом году достиг отметки в 1 миллиард пользователей и с тех пор только увеличивает аудиторию. Популярность сервиса настолько велика, что даже Microsoft вынуждены в почтовом клиенте для Windows 10 открывать пользователям Google возможности, которые раньше были доступны только в Outlook.com. Это вполне объяснимо, так как Gmail полностью бесплатен, имеет лучшую в мире защиту от спама и дополнительные возможности для автоматизации и удобства переписки. Однако, обычным пользователям недоступны несколько очень важных функций, без которых сложно представить комфортную работу. Особенно это касается тех, кто привык работать с клиентами через веб-интерфейс Gmail. Например, уведомление о прочтении письма доступно только в корпоративном аккаунте. А ведь в современном мире люди настолько привыкли к мессенджерам, что отправлять письма «в пустоту» непривычно и неправильно. Обратная связь должна быть обязательно.

Большую часть недоступных для пользователей функций закрывают сторонние сервисы, которые создаются разработчиками в виде расширений. Но здесь возникает другая проблема. Например, самый популярный в мире браузер Google Chrome считается и самым «тяжелым». На компьютерах с небольшим количеством оперативной памяти работа с ним становится мучением. Если же еще установить пять-десять нужных расширений, то получившийся «комбайн» может запросто повесить операционную систему. Так что приходится идти на компромисс: либо покупать мощный компьютер, либо тщательно следить за выбором установленных расширений. Конечно, можно сменить браузер, но по удобству Chrome все-таки на голову опережает собратьев по цеху.

Кому же могут понадобиться расширения, которые облегчают работу с почтой Gmail и добавляют нужные функции? В первую очередь это люди, которые используют email, как основной способ связи. Таким образом часто общаются с заказчиками и коллегами фрилансеры, менеджеры, руководители проектов, предприниматели и даже руководители в крупных компаниях. Эти люди ценят время и стремятся не тратить его на рутинные действия.

Именно для таких пользователей мы рассмотрим четыре самые важные функции, которые недоступны в базовом функционале Gmail — таймер для отложенной отправки писем, возможность отложенного прочтения с напоминанием, отчеты о прочтении и шаблоны для быстрых ответов. Все они есть в сервисе-расширении Deskun, которое работает в браузерах Chrome и Yandex.

Установите расширение. Gmail при этом откроется автоматически. Подтвердите доступ и начинайте работать.

Отслеживание прочтения (Mail tracking)

Самая важная функция, которой недостает пользователям Gmail, — отслеживание прочтения (mail tracking). В любом современном мессенджере вы всегда видите, прочитал ли ваш собеседник сообщение, и ожидаете ответа. В Gmail вы отправляете письма и ждете, когда же на него отреагируют. Для работы такое положение вещей неприемлемо. Можно установить почтовую программу, но это лишние движения. Сейчас человек привык работать в одном браузере и выходить из него в крайних случаях. Можно купить корпоративный аккаунт, но это потраченные деньги и время. В Deskun эта возможность реализована совершенно бесплатно.

«Отслеживание прочтения» включается после установки расширения автоматически для всех писем, которые будут написаны. Но вы можете легко отключить отслеживание, нажав на значок-глаз перед отправкой. Если вы этого не сделали, то после отправки письма сможете отслеживать его статус. В папке «Входящие» напротив прочитанных писем будет зеленый значок-глаз, а напротив непрочитанных — серый. В самих письмах есть такие же значки, а если навести на них курсор, то вы сможете увидеть время прочтения.

Для удобства в папке «Отправленные» автоматически создаются отдельные страницы со списками отслеживаемых писем — страница для прочитанных и для еще не прочитанных.

Отложенная отправка (Send later)

Эта функция очень полезна менеджерам по работе с клиентами. Часто возникает ситуация, когда человек не успевает обработать поток входящей корреспонденции в рабочее время. Ему приходится работать вечерами и ночами, готовить документы и отправлять письма. Но вот отправлять их в нерабочее время — моветон. В результате приходится сохранять черновики и с утра тратить время на отправку. Еще есть такие варианты развития событий, когда письмо должно быть отправлено в строго обозначенное время. Например, это может быть важный пресс-релиз. Менеджеру приходиться сидеть и ждать обозначенного времени, чтобы сделать эту рассылку.

В Deskun есть отложенная отправка. Вы подготавливаете письмо и выставляете для него время отправления: хоть через 5 минут, хоть на следующей неделе. Этой функцией можно воспользоваться при создании нового письма. На панели внизу нажмите на зеленый значок отложенной отправки, выберите время и дату, а затем нажмите «Отправить». Письмо попадет в папку «Черновики», где его можно отредактировать, изменить время отправления или же удалить.

Засыпание (Snooze)

Функция «Засыпания» (Snooze) будет полезна тем, кто работает с большим входящим потоком почты. Вы выбираете любое письмо и прикрепляете к нему таймер. Через указанное время оно появится в исходной папке как непрочитанное. Таким образом можно использовать Gmail, чтобы управлять задачами. Например, если необходимо вернуться к важному письму клиента и вы боитесь забыть об этом, то необязательно создавать в сторонней программе заметку об этом и выставлять напоминания. Просто «усыпите» это письмо.

Нажмите на иконку Deskun напротив нужного письма, выберите «Напомнить через» и установите таймер. Письмо попадет в папку Deskun: Snooze. Эта функция работает и для исходящих письмах. При отправке нажмите на оранжевый значок «Напомнить через» на панели снизу и настройте таймер.

Вы также можете задать условия напоминаний — письмо появится в папке, если:

  • Адресат на него не ответил.
  • Адресат его не открыл.
  • В любом случае.

Шаблоны сообщений (Message templates)

Если «Засыпание» полезно использовать, когда у вас много входящих писем, то шаблоны помогут тем, кто много пишет и отвечает. Создавайте готовые шаблоны текста и быстро вызывайте, когда пишете письма. Нажмите на кнопку «Выбрать шаблон» на панели внизу и выберите нужный из заранее подготовленного списка. Текст подгрузится в письмо. Создать новый шаблон можно в личном кабинете Deskun в разделе «Шаблоны сообщений».

Управляем задачами внутри Gmail: пошаговое руководство

Как это работает

Плагин добавляет в Gmail новые функции. С ним можно:

  • объединять сотрудников в рабочие группы (здесь они называются очередями);
  • назначать ответственных за выполнение задачи;
  • передавать задачи от одного специалиста к другому;
  • назначать крайний срок исполнения;
  • контролировать выполнение заданий.

Также сервис позволяет принимать заявки от клиентов и автоматически преобразовывать их в задачи (тикеты) для сотрудников. Так ни одна заявка не останется без внимания.

Чтобы начать работу, надо установить плагин в Google Chrome или Yandex Browser и привязать к плагину свой почтовый ящик на Gmail. Настраивать основные параметры плагина мы будем в личном кабинете на сайте Deskun.

Теперь давайте посмотрим, как это выглядит на практике.

Создаём рабочую группу для каждого отдела компании

Предположим, в вашей компании 3 отдела:

Создадим для каждого свою очередь.

Нажимаем «Создать новый проект».

Начало работы

Назвать проект можно именем своей компании. Очередь называем так же, как отдел. Начнём с отдела маркетинга.

Первую очередь создаём одновременно с проектом

Выбираем «Управление задачами».

Первый вариант – для техподдержки, третий нам пока не нужен

Добавляем в эту очередь сотрудников – специалистов отдела маркетинга. У каждого сотрудника должна быть почта от Google.

Отлично! Очередь создана

Повторяем то же самое с отделом IT. А вот при создании очереди для отдела техподдержки выбираем не «Управление задачами», а «Поддержка клиентов». Сразу привязываем внешний email – тот, который уже присвоен службе техподдержки.

Письма, пришедшие на этот ящик, автоматически превратятся в заявки и не потеряются

Вот так будет выглядеть наша структура в итоге:

В личном кабинете Deskun

Теперь открываем почтовый ящик и видим там все очереди списком:

В почтовом ящике Gmail

Всё как надо. Можно приступать к постановке задач.

Ставим первую задачу

С Deskun поставить задачу – всё равно что отправить письмо. Вы видите, что под кнопкой «Написать» появилась другая, «Новый тикет». Нажимаете на неё – открывается форма создания нового письма.

В теме письма пишете название задачи, в тексте разъясняете её. А теперь обратите внимание на новые функции в нижней части редактора:

Основных функций – четыре

В 1-ой вкладке мы выбираем одну из созданных нами очередей, для участников которой нужно поставить задачу. Если же вы создаёте тикет для конкретного специалиста – назначьте его в 3-ей вкладке. Во 2-ой и 4-ой установите приоритет и срок выполнения.

Конкретизируем задачу

Для этой задачи мы назначили конкретного исполнителя – Аллу из отдела маркетинга. Чтобы она не отложила задание на потом, установили дедлайн. Вот как увидит задачу Алла, когда откроет почту:

Всё понятно: откладывать нельзя, времени мало

Если Алле понадобится уточнить задачу, она сможет задать вам вопросы в ответном письме. Можно отправить обычное сообщение, а можно прикрепить заметку – комментарий, который видно только агентам, но не видно клиентам.

Видим и переписку, и изменение статуса задачи Алла выполнит задание и изменит его статус с «Открыт» на «Ждёт проверки». Мы удостоверимся, что задача действительно выполнена, и закроем тикет. Все изменения будут отображаться в теме тикета.

Задание выполнено, можно закрывать тикет

Сотрудник, получивший задачу, может назначить исполнителем кого-то ещё. Например, вы создаёте тикет для начальника отдела IT – и он уже решает, кто из его подчинённых будет отвечать за выполнение. А вы будете видеть, кто и чем занят.

Каждый работник вправе ставить задачу только в рамках той очереди, к которой он «приписан». Например, маркетолог Алла не сможет создать тикет для сотрудников техподдержки или айтишников.

В почтовом ящике все задачи отображаются только во вкладке «Deskun». В режиме обычного просмотра почты они не видны, чтобы не загромождать список входящих писем. Корреспонденция отдельно, тикеты отдельно.

Используем бесплатные «фишки» плагина

Управлять задачами ещё удобнее с дополнительными возможностями Deskun.

Отслеживание прочтения. Ставите задачу, а реакции нет? Откройте тикет и посмотрите, прочитал ли его сотрудник. Если да – иконка глаза под аватаркой будет зелёной, если нет – серой. Когда вы наведёте курсор на глаз, увидите время прочтения. Если вы поставили задачу для всей очереди – Deskun поимённо перечислит тех, кто с ней уже ознакомился. Отслеживание включено по умолчанию.

Видно, кто и когда прочитал письмо

Шаблоны. Пригодятся, если вы часто ставите однотипные задачи, пишете стандартизированные письма и отвечаете на одни и те же вопросы клиентов. Подготовьте один или несколько шаблонов в личном кабинете на сайте Deskun. Когда будете создавать тикет – выберите нужный шаблон и дополните его конкретными данными по задаче.

Чтобы использовать шаблон, при создании нового тикета нажмите на значок конверта

Отложенная отправка. Для каждого письма можно установить любое время отправки. Это помогает упорядочить работу: вы садитесь и сразу пишете все отчёты, указания и сообщения, а каждый сотрудник получает их, когда придёт срок. Ведь если обрушить всю корреспонденцию кучей, она быстро осядет внизу списка входящих. И про какое-нибудь письмо обязательно забудут.

Настройте отправку спустя какое-то время или установите точную дату

Засыпание. Эта функция поможет не забыть о важных письмах, на которые вы не можете отреагировать сразу после прочтения. Прикрепляете к любому входящему таймер – и через установленное время оно снова отображается наверху списка как непрочитанное.

Пусть письмо напомнит о себе в конце дня или через неделю

Заботимся о клиентах

Плагин Deskun нужен не только для распределения рабочих задач. Помните, как при создании очередей мы привязали к «Техподдержке» внешний email? Мы сделали это, чтобы все обращения на почтовый ящик поддержки сразу попадали в Gmail. Специалисты отдела увидят их и возьмут в работу. Это те же тикеты – только создаёт их не руководитель, а клиенты.

Выглядят обращения так:

Все обращения попадают в очередь «Техподдержка»

Любой специалист поддержки может взять в работу любой тикет. Как и в случае с обычными задачами, клиентские тикеты можно передавать коллегам. Назначайте исполнителей сами или предоставьте сотрудникам инициативу – решать вам.

Выберите, кто будет работать над задачей

Когда один сотрудник открывает письмо, для остальных оно временно блокируется. Это нужно, чтобы на один клиентский тикет не ответили сразу несколько человек. Но в общем доступе для всей очереди тикет остаётся. Исполнитель всегда может позвать на помощь коллег или руководителя.

Сотрудница техподдержки Елена отвечает клиенту. У неё не получается решить проблему, поэтому вмешивается руководитель

Deskun – для малого и среднего бизнеса

У Deskun есть еще много полезных функций. С ним можно настроить автоответчик, назначить индивидуальные права доступа в зависимости от должности и задач сотрудника, оставлять служебные заметки. Его хватит для управления компанией или студией с десятком-другим специалистов в штате.

И все это работает прямо в почте – вам не нужно использовать сторонние сервисы. Если вы ищите простое решение для организации работы нескольких отделов (или просто нескольких сотрудников) – обратите на него внимание.

6 сервисов для эффективной работы с Gmail

Gmail — популярный и очень удобный почтовый сервис с отличной защитой от спама, отказоустойчвый и безопасный. Кроме того, Google позволяют расширять функционал своей платформы с помощью сторонних расширений и приложений. С их помощью обычную почту можно превратить в систему управления задачами, службу поддержки клиентов или же просто сильно упросить свою работу с электронной корреспонденцией. Я собрал 6 плагинов и веб-сервисов, используя которые вы сможете повысить эффективность работы с почтой.

1. Google Mail Checkers

Большинство советов по личной продуктивности рекомендуют выделять для проверки почты час утром и, к примеру, час вечером. Реалии бизнеса же требуют отвечать на входящие оперативно. Клиент ждать не будет. Расширения Google Web Checker (для Chrome) и Gmail Watcher (для Firefox) добавляют в браузер иконку Gmail. С их помощью вы всегда можете отследить входящую корреспонденцию.

2. Deskun

Разработчики сделали из почты полноценную систему поддержки пользователей. С тех пор проект очень активно развивается. Фактически, это единственный русскоязычный сервис, который может сравниться с зарубежными аналогами. При этом его стоимость не заставляет судорожно сжиматься изрядно похудевший кошелёк отечественного бизнесмена. Если же отойти от возможностей сервиса в плане Help Desk, то Deskun будет полезен и обычному пользователю. С его помощью можно пользоваться абсолютно бесплатными функциями:

1. Отслеживать прочтение отправленных писем

Очевиднейшая функция, необходимая любому человеку, который ведёт деловую переписку. Вы отправили письмо и ждёте ответа? Ну так его и месяц ждать можно, если оно случайно в спам улетело. Хорошо, если можно уточнить в мессенджере или по телефону, пришло письмо или нет. В любом же другом случае необходимо подтверждение прочтения. Есть множество сервисов, которые реализовали эту возможность, но у Deskun она входит в бесплатный пакет.

2. Напоминание о важном письме

Раньше я специально оставлял важные письма непрочитанными, чтобы не потерять их в огромном потоке входящих. В Deskun сделали функцию «Засыпание (Snooze)». После применения данной функции, письмо будет перемещено в специальную папку (Deskun: Snooze) и не будет мозолить вам глаза. А в нужное вам время сервис снова вернет письмо обратно и сделает его непрочитанным.

3. Отложенная отправка

Гениальное — просто. Но вот почему это Google в голову не пришло — не понятно. Всё-таки гораздо лучше отправить письмо, например, утром по расписание, чем ночью, когда у тебя наконец нашлось время на него ответить. В таком случае получатель увидит, что вы ответили в рабочее время, а не в последний момент.

4. Шаблоны ответов

Тут всё просто: на типовые запросы можно составить типовые шаблоны ответов. И сэкономить своё время.

В общем, четыре бесплатные функции, которые реализовали Deskun в своём сервисе, не просто полезны, а реально необходимы для работы с почтой. К этому приходит любой человек, которому в день приходится обрабатывать по несколько десятков писем.

3. Get Organizer

Теперь о порядке в почтовом ящике. Сервис Get Organizer помогает автоматически распределять письма по важности и приоритетности. Он умеет отделять полезные письма от оповещений из социальных сетей, которые вы хотите получать, но не хотите, чтоб они захламляли ваш почтовый ящик. По сути, подобную фишку Google реализовали и сами, в том числе в новой версии Gmail — Inbox. Но вот только Get Organizer делает это гораздо лучше.

4. Gmail Офлайн

Я, конечно, не мог пройти мимо этого расширения для Chrome. Многие не любят работать с онлайн-интерфейсом Gmail, потому что при отключении интернета ты сразу лишаешься возможности работать с почтой. Gmail Офлайн решает эту проблему, позволяя пользователю читать, искать и отвечать на письма в автономном режиме. Все сообщения и цепочки писем, которые вы изменяете, архивируете или удаляете, будут синхронизированы при подключении к интернету.

5. Find Big Mail

По моему опыту, если почтовый ящик не чистить постоянно, то очень скоро он забьётся. И ладно бы просто по количеству писем, это не мешает. А вот если вложения сожрут весь доступный объём диска Gmail, то вы не сможете принимать новую корреспонденцию. О Find Big Mail я писал когда-то давно в ЖЖ. Сервис умеет сканировать почтовый ящик и выдавать отчёт о самых «тяжёлых» письмах. Если нет времени на разгребание всех авгиевых конюшен, то хотя бы убрать самые большие вложения.

Скриншот не показательный, кстати. Я стараюсь держать свою почту в порядке.

6. SecureGmail

И, конечно, я не мог не сказать про безопасность. Расширение SecureGmail шифрует важные письма. На отправленное письмо устанавливается пароль, затем само письмо отсылается адресату и отдельно ему нужно послать пароль. Только после его ввода тот может прочитать отправленную информацию.

Итого:

На самом деле, для Gmail написаны сотни расширений и веб-сервисов. Нужны ли они все? Сильно сомневаюсь. Например, для уведомлений о доставке или для шаблонов писем есть несколько платных и бесплатных расширений. Но вот только зачем держать их на компе, сжирая оперативную память, если эти функции с лёгкостью закрывает один Deskun. Тоже самое можно сказать о Google Mail Checkers. Конкуренты этого расширения добавляют в функционал своих приложений даже возможность читать последние письма, нажав на иконку. Пользоваться этими функциями, конечно, можно, но мой опыт показывает, что ты никогда этого делать не будешь. Работать с почтой удобно из самого Gmail, а от расширения-чекера требуется лишь показать количество новых писем.

В общем, выбирайте для работы расширения и сервисы, которые действительно работают.

Ссылка на основную публикацию