Преимущества системы электронного документооборота (СЭД). ТОП-5 популярных

ОБЗОР СУЩЕСТВУЮЩИХ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

студент 5 курса, кафедра прикладной информатики С(А)ФУ,

В настоящее время в отечественной ИТ-отрасли одним из наиболее динамичных направлений является рынок систем электронного документооборота (СЭД). Именно электронный документооборот является, по сути, кровеносной системой государственного или коммерческого предприятия. Объем рынка СЭД в России, по разным оценкам, составляет порядка 26 млрд рублей, из которых порядка 75% приходится на услуги по внедрению и около 25% – непосредственно на продажи лицензий. В структуре рынка большая часть продаж приходится на долю крупных предприятий (порядка 45–50%). Госсектор практически полностью занимает другую половину рынка (порядка 40–45%), оставляя SMB не более 10–15%.

Конкуренция на рынке СЭД сегодня довольно плотная. При этом более 60% рынка контролируют пять компаний: EMC, Cognitive Technologies, «1С», Directum и Microsoft. При этом известно, что EMC и Microsoft представлены на рынке СЭД тиражируемыми решениями компаний-партнеров.

Рассмотрим более подробно СЭД, которые активно развиваются и зарекомендовали себя в пользовательской среде: «1С: Документооборот», CompanyMedia от компании «ИнтерТраст», DocsVision, SharePoint и «Дело» компании ЭОС, Directum, «Тезис» от российского разработчика «Хоулмонт» и программная разработка «Е1 ЕВФРАТ» от Cognitive Technologies. Стоит отметить, что, помимо участвующих в обзоре продуктов, на рынке СЭД представлены еще несколько десятков систем, большинство из которых не получило масштабного распространения.

Система «Е1 Евфрат» — мощный инструмент автоматизации бизнес-процессов и оптимизации документооборота для компаний всех типов и размеров. Система эффективно решает задачи как в рамках небольшой структуры, например канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. При этом «Е1 Евфрат» полностью настраивается в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией. Система занимает лидирующие позиции в классах DMS-, BPM-, и ECM-систем

DocsVision — это универсальная платформа управления документами и бизнес-процессами, разработанная на базе технологий .Net и web сервисов и тесно интегрированная с платформой Microsoft.

DocsVision позволяет автоматизировать бизнес-процессы и документооборот любой компании, независимо от размера и отрасли.

Система DocsVision построена по модульному принципу и состоит из следующих компонентов: программная платформа, интегрированные приложения «Делопроизводство» и «Управление процессами», средства разработки приложений на базе системы, модуль репликации и программный шлюз DocsVision–Axapta

Система управления документами и задачами «Тезис» – это готовое решение задач по автоматизации процессов документооборота и контролю исполнительской дисциплины, при этом система является надежной и гибкой платформой для автоматизации уникальных бизнес-процессов.

Система «Тезис» представлена в трех редакциях: базовая, стандартная, расширенная. Это обеспечивает Заказчику возможность подбора оптимального варианта решения бизнес-задач. При этом во всех редакциях возможна работа с задачами (контроль исполнительской дисциплины), документами (оптимизация работы с документами) и канцелярией (автоматизация канцелярии).

CompanyMedia — корпоративная система управления документами, задачами и личной продуктивностью. Сохраняя функции делопроизводства, система сфокусирована на работе руководителей и бизнес-специалистов. Этим категориям работников CompanyMedia предоставляет инструменты для анализа и принятия управленческих решений, оценки эффективности персонала, повышения результативности основной деятельности организации. Наибольшие преимущества от внедрения системы получают территориально распределенные организации.

Гибкое сочетание функциональности, заложенной в модулях системы, позволяет создавать бизнес-решения с учетом организационной структуры, стиля управления и отраслевых особенностей организации-заказчика.

5) «1С: Документооборот»

«1С: Документооборот» — универсальное решение для автоматизации управления документами, обеспечения полного цикла обработки официальных и внутренних документов организации с поддержкой как электронного, так и бумажного документооборота.

«1С: Документооборот» учитывает требования отечественного законодательства, соответствует действующим ГОСТам, стандартам и нормативным актам в области документооборота и делопроизводства. Возможности программы позволяют в комплексе решать различные задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины.

СЭД «Дело» — система, ориентированная на автоматизацию документооборота (от создания документа до передачи на архивное хранение) с возможностью сквозной автоматизации документооборота территориально-распределенных компаний, поддерживающая интеграцию с существующими информационными системами предприятия. Система ориентирована на автоматизацию смежных документо-ориентированных процессов (финансовый, договорной документооборот, автоматизация внутренних бизнес процессов, работа с обращениями граждан, оказание госуслуг и т.д.), с возможностью организации юридически значимого документооборота компании.

EOS for SharePoint — продукт, созданный на базе платформы Microsoft SharePoint для автоматизации документооборота и решения управленческих задач. Портальное решение для создания единого информационного пространства компании, ведения полноценного электронного документооборота и организации совместной работы с документами, в том числе их согласования. Интерфейс продукта легко адаптируется под требования Заказчика и принятый фирменный стиль. Данная платформа – лидер на мировом рынке платформ для организации совместной работы сотрудников, управления корпоративным контентом, проектами, задачами и информационными ресурсами организаций.

Система Directum соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами. При этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот.

Directum обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. Интегрируясь с системами бизнес-моделирования, Directum выступает как среда исполнения бизнес-процессов в рамках единого цикла процессного управления.

На рисунке 1 приведены результаты сравнения стоимости СЭД в их заявленной минимальной комплектации. Под минимальной комплектацией следует понимать минимально доступный набор функционала системы. В расчете использованы заявленные разработчиками цены на пользовательские лицензии, которые позволяют использовать весь минимальный функционал системы.

Рисунок 1. Сравнение стоимости СЭД в их заявленной минимальной комплектации.

Продукты лидеров рынка имеют примерно равный набор ключевых функций: регистрация документов, контроль жизненного цикла, маршрутизация, формирование отчетов и т. д. Поэтому проводить сравнение систем по этим критериям практического смысла не имеет. С другой стороны, при выборе системы повышенный интерес представляют возможности, которые входят в число трендов рынка и являются крайне необходимым дополнением функционала СЭД, у ряда разработчиков они наряду с основными возможностями входят в базовый функционал, при работе с документами в организациях разного уровня. К ним следует отнести сервисы ведения договоров, web-клиента, управления работами, интеграции с «1С», ведения клиентской базы и архива документов, ввода и распознавания документов (OCR), a также обращения граждан. Одним из определяющих критериев выбора покупателя СЭД была и остается цена продукта.

Список литературы:

  1. Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота // Директор информационной службы. 2011. – №2.

Обзор рынка систем электронного документооборота 2017

Информационно-аналитический центр TAdviser опубликовал традиционный ежегодный отчёт по рынку систем электронного документооборота (СЭД) и управления контентом (ECM). На этот раз он охватывает проекты, начатые и завершённые в 2016 и 2017 годах.

Оценка российского рынка СЭД в денежном эквиваленте

По подсчётам TAdviser, в 2016 году объём отечественного рынка СЭД/ECM-систем составил порядка 41,6 млрд ₽. За год рынок увеличился на 10%. Такой же динамики (10%) эксперты ожидают и по итогам 2017 года.

Рейтинг игроков рынка СЭД по объёмам выручки

Максимальную прибыль от продаж, внедрения и сопровождения систем электронного документооборота в 2016 году получила сеть франчайзи фирмы «1С». Совокупный доход вендора и партнёров составил 2,75 млрд ₽. При этом более 2 млрд ₽ фирма «1С» и её франчайзи заработали на услугах внедрения и сопровождения СЭД, в то время как продажи лицензий привлекли в общую копилку всего 650,5 млн ₽. Однако результаты партнёрской сети были представлены вне рейтинга, поскольку это не один, а огромное множество игроков рынка.

Первую строчку официального ранкинга заняла компания «Логика бизнеса» с годовой выручкой 1,86 млрд ₽, вторую — «Крок» с 1,38 млрд ₽, третью TerraLink с 964 млн ₽. Наш партнёр ЭОС на продаже, внедрении и сопровождении СЭД «ДЕЛО» и EOS for SharePoint в 2016 году заработал 793,5 млн ₽ и обеспечил себе 4-е место в общей таблице.

Составители рейтинга отмечают, что большинство участников рейтинга СЭД/ECM продемонстрировали положительную динамику выручки в 2016 году. Только 2 из 16 компаний ухудшили свои финансовые показатели — и это интеграторы, а не вендоры. Все фирмы-разработчики СЭД остались в плюсе.

Рейтинг СЭД по числу проектов

По количеству начатых и завершённых в 2016 году проектов лидирует компания Directum (739). Наши партнёры ЭОС (593 публичных проекта за год) и 1С (178 проектов) занимают 2-ю и 4-ю строчки соответственно.

Отраслевое распределение проектов

Статистику распределения проектов СЭД по отраслям TAdviser в этом году не выводил. Однако за него это сделала международная исследовательская компания IDC. По её подсчётам, в 2016 году в ECM больше всего инвестировали российские предприятия промышленного, государственного и финансового секторов. Но они подходили к решению проблемы по-разному. Промышленники с наибольшей долей рынка (25%) основное внимание уделяли автоматизации внутреннего документооборота: расширению функционала СЭД с точки зрения управления проектами, автоматизации типовых для предприятия сценариев работы и интеграции СЭД с транзакционными системами (ИСУП, CPM, BI). Занимающий 23% рынка госсектор в 2016 году преимущественно решал задачи развития МЭДО и подключения новых участников к межведомственному взаимодействию. Финансовые учреждения с долей 16% были сосредоточены на автоматизации внешнего документооборота: создании клиентских электронных досье, мобильных приложений, автоматизации процесса выдачи кредитов.

Ключевые драйверы роста рынка СЭД

Ежегодно рынок СЭД / ECM в России увеличивается на 10%. Этому способствует целый ряд факторов:

Прогнозы на ближайшую перспективу

Дальнейший рост рынка эксперты связывают с развитием ЮЗЭДО, финансового архива и совершенствованием механизмов интеграции СЭД с другими информационными системами предприятия. Уже сегодня СЭД бесшовно интегрируются с аналитическими сервисами и учётными программами. В ближайшем будущем системы электронного документооборота ещё плотнее встроятся в IT-ландшафт организаций. Эксперты даже допускают выпуск конвергентных решений для комплексной работы со всеми типами данных и контента компании.

Большее распространение в системах электронного документооборота получат чат-боты и механизмы искусственного интеллекта. Из сервиса регистрации документов СЭД превратится в многофункциональную систему документирования всей деловой активности предприятия, центр диспетчеризации информации с учётом данных множества информационных систем. Плюс к этому, СЭД станет главным поставщиком данных для глубокой всесторонней аналитики в BI-системах.

Сдерживающие факторы

В числе основных барьеров развития рынка СЭД эксперты называют:

  • Ограничения законодательной базы. Электронный документооборот до сих пор используется не как основной, а как дублирующий бумажный.
  • Недостаточная унификация СЭД, отсутствие единого стандарта и регламентов. К примеру, сотрудники промышленных предприятий работают не только со стандартными отчётами, но и со специализированной инженерной документацией (чертежами из AutoCAD). Отсутствие таких документов в типовых формах многих сдерживает от внедрения СЭД.

Опыт внедрения СЭД «СофтЭксперт»

Данные внутренней статистики крупнейшего IT-интегратора Тульской области подтверждают общий рост рынка. В 2016 году мы получили на 16% больше заказов на внедрение СЭД, чем в 2015. Спрос на «1С:Документооборот» по традиции был велик среди промышленных предприятий (ПАО «Тульский оружейный завод», ОАО «Калугаприбор», ООО «Хавейл Мотор Мануфэкчуринг Рус», ЗАО «Индустрия Сервис»), строительных (ООО «Тулаоборонстрой») и торговых организаций (ООО «Тропик Интернешнл»). СЭД «ДЕЛО» от «ЭОС» в 2016 году продолжали внедрять госорганы и учреждения здравоохранения.

Если вы также задумываетесь об автоматизации документооборота и рассматриваете в качестве программного решения «1С:Документооборот» и «ДЕЛО» ЭОС, обращайтесь за бесплатной консультацией, услугами поставки и внедрения СЭД в ГК «СофтЭксперт» по нижеуказанным контактным данным.

Рейтинг Workflow в российских СЭД: Непрерывность совершенствования управления процессами

Российский рынок СЭД меняется вслед за изменениями в подходах и потребностях бизнеса. В фокусе не просто настроенное движение документов и удобные для восприятия интерфейсы, но в первую очередь — эффективность процессов. Качество их автоматизации отражают, в том числе, workflow-движки. Workflow позволяет ускорить рутинные процессы и повторяющиеся задачи, повышая в итоге производительность и решая как операционные, так и стратегические задачи менеджмента. Проанализировать актуальные возможности российских систем электронного документооборота в части автоматизации процессов можно по итогам опроса поставщиков, проведенного TAdviser.

В ходе исследования TAdviser было опрошено 11 разработчиков систем электронного документооборота о возможностях предлагаемых ими workflow-движков (модулей, отвечающих за маршрутизацию документов) в рамках: инициации процессов, запуска процессов, движения по маршрутам и разработке маршрутов. Системы оценивались по 35 параметрам, с учетом уровня реализации функционала и по факту его использования заказчиками.

Как показал анализ собранных данных, в числе основных функциональных преимуществ выделяются модули автоматического создания карточек или задач (в том числе, поддержка интеграции со сторонним программным обеспечением для автоматического обмена), механизмы генерации файлов на основе шаблонов, удобный графический редактор маршрутов с понятной нотацией, автоматический запуск маршрутов по событию, а также наличие API и других интеграционных возможностей для запуска маршрутов из сторонних систем.

По результатам опроса можно выделить не однозначного лидера по workflow, но группу лидеров – ТОП-3 игроков рынка СЭД среди российских разработчиков, продемонстрировавших наиболее широкий функционал и возможности маршрутизации: Docsvision, LanDocs и 1С:Документооборот.

LanDocs


Workflow-движок на платформе LanDocs 3 обладает рядом возможностей, облегчающих подготовку карты, включая использование шаблонов, копирование и вставку уже настроенных элементов. Удобный дизайнер-маршрутов. Процессы моделируются с использованием общепринятых условных обозначений BPMN, описание которых не является специфичным для платформы. Администратору системы не требуется специализированных навыков для настройки процессов, а описание API и инструкции по настройке веб-сервисов позволят самостоятельно реализовать интеграцию. Есть готовые решения для интеграции: с учетными системами (1C, SAP), c офисными приложениями (МойОфис, Office365), электронной подписью КриптоПРО и другими системами.

В LanDocs можно настроить процесс любой сложности, включая: вложенные карты, неопределённое количество участников, условные и безусловные ветвления, запуск скриптов и вычислений, производимых на старте работы и по ходу ее выполнения (например, можно построить и запустить в работу маршрут, в котором заранее невозможно определить состав участников – он вычисляется в ходе работы в зависимости от изменяющихся бизнес-условий). Любые функции, доступные для выполнения в системе, могут быть вызваны из маршрутной карты (например, обмен с 1С, регистрация документов, экспорт данных и др.). Также постановка документа на маршрут может быть вызвана из любого места в системе и на любом этапе процесса (например, после поступления документа по МЭДО или при оцифровке поступившего в организацию бумажного экземпляра).

Маршрутизация LanDocs интегрируется в бизнес-процессы организации не только в традиционном формате автоматизации делопроизводства, она встраивается в деловые процедуры, обеспечивая функции управления даже там, где не требуется документационное обеспечение управления (ДОУ).

Docsvision

Workflow платформы Docsvision традиционно демонстрирует широкие интеграционные возможности. В платформу входит готовый шлюз интеграции с почтой, который позволяет мониторить почтовый ящик и на основе найденных писем создавать карточки в системе, заполняя их поля данными из писем (тема, отправитель, вложение и т.д.). Тулбар для MS Outlook позволяет из письма создать карточку в Docsvision (часть полей будет заполнена данными из письма). Реализована интеграция с Microsoft Office Service и системой МойОфис. Модуль потокового ввода обращается к файловой папке и при нахождении данных (скана документа и XML с данными распознавания) автоматически загружает их в Docsvision. Шлюз интеграции с 1С позволяет создавать карточки и заполнять их данными из системы 1С. Через открытый API Docsvision можно реализовать аналогичную интеграцию и с другими системами. Реализована совместимость со схемами процессов BPMN.

В Docsvision есть отдельная подсистема «Конструктор согласований», в которой используется упрощенный интерфейс просмотра маршрута согласования, где пользователь может внести коррективы в маршрут, удалить этапы, добавить других пользователей. Конструктор согласований Docsvision позволяет построить маршрут и указать конкретных исполнителей или роли (юрист, бухгалтер и т.д.), а также задать правило вычисления согласующих лиц в зависимости от различных условий (например, в зависимости от суммы договора).

1С: Документооборот

1С:Документооборот, развивая свою маршрутизацию, успешно автоматизирует такие процессы, как заполнение атрибутов из интегрируемых систем, генерация файлов на основе шаблонов, а также автоматический запуск маршрутов в системе и запуск маршрута из других систем за счет API.

Этапы процессов в 1С:Документооборот могут идти параллельно, последовательно, в смешанном режиме и по условиям. Для параллельных этапов маршрута с заранее неопределенным количеством участников в 1С:Документооборот используется «автоподстановка», то есть система автоматически вычисляет и определяет участников. Для любого процесса можно настроить автоматическое повторение, что удобно при выполнении регулярных рабочих процедур (подготовка бухгалтерской отчетности, начисление квартальной премии, предоставление еженедельного отчета руководителю и т.д.). Можно создавать шаблоны отдельных процессов и добавлять их в шаблон комплексного процесса.

Одним из преимуществ является то, что в 1С:Документооборот уже предусмотрены 9 готовых процессов: согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение, ознакомление, приглашение, составные процессы, комплексный процесс.

В результате исследования эксперты TAdviser пришли к выводу, что подходы к реализации у представляющих ТОП-3 вендоров различаются, однако результаты использования их workflow отвечают наиболее сложным требованиям заказчиков, представляющих госсектор, ТЭК, промышленность, банки и страхование, что подтверждается реальным опытом масштабных внедрений и отзывами.

За лидерами из ТОП-3 (Docsvision, LanDocs и 1С:Документооборот), идет workflow-движки в составе двух российских СЭД – Directum и Naumen.

Directum

Workflow платформы Directum позволяет организовать как строго регламентированные процессы, так и свободное взаимодействие сотрудников в рамках совместных работ. Информация между участниками передается в соответствии с заданными правилами, часть этапов процесса при этом может обрабатываться автоматически. Для запуска маршрутов используются различные сценарии, в том числе по запросу внешних систем, которые интегрируются через веб-сервисы и COM-объекты. Реализованный в системе механизм workflow позволяет автоматизировать процессы, в том числе, не связанные с документами.

В редакторе схем Directum используется собственная нотация, частично напоминающая BPMN, а версионность маршрутов поддерживается вручную.

Naumen DMS

Workflow платформы Naumen DMS позволяет автоматизировать не только процессы движения документов, но и многоэтапные бизнес-процессы (например, подключение нового абонента у провайдера связи). Подход к автоматизации процессов основан на нотации BPMN 2.0. Реализованы стандартные маршруты, которые могут быть использованы в качестве вложенных маршрутов в других процессах. Naumen DMS интегрируется со сторонним программным обеспечением через веб-сервисы и позволяет автоматически запускать маршруты по событию в системе.

При необходимости внести изменения перед запуском маршрута пользователь может отредактировать только состав ответственных по задачам и сроки по этапам, в ходе выполнения маршрута также можно поправить описание.

Ниже представлена сводная таблица функциональности workflow-движков, с наиболее значимыми комментариями разработчиков СЭД.


Кликните, чтобы открыть полную версию таблицы

Сравнение систем электронного документооборота: современные варианты использования

Рынок систем электронного документооборота в России стал довольно развитым в последнее время. В стране регулярно проводятся всевозможные мероприятия, посвященные новым разработкам в данной области. При этом создатели постоянно представляют не только универсальные технологии, но и готовы снабжать определенные отрасли специализированными решениями, направленными на выполнение задач конкретного бизнеса. Сравнение систем электронного документооборота является актуальным вопросом в этой сфере, поскольку не всегда бывает просто подобрать продукт, ориентированный на работу с определенными процессами.

Распределение рынка производителей СЭД

В настоящее время существует ряд сегментов, на которых направлена деятельность разработчиков подобных продуктов, а именно:

  • государственные предприятия,
  • организации небольшого размера,
  • крупный и средний бизнес.

Что касается последнего сегмента, то он является наиболее привлекательным для производителей, поскольку занимают наибольшую долю в общем числе потребителей.

Если компания приняла решение обеспечить себя системой электронного документооборота, то ей нередко приходится сталкиваться с множеством проблем, касающихся выбора.

Объективный анализ решений довольно сложно найти даже на просторах интернета, так как все сведения обычно представлены в виде рекламы того или иного продукта. Именно поэтому предпринимателям приходится изучать большое количество информации, на что идут существенные временные затраты. Но даже то, что потенциальный потребитель остановился на том или ином решении и протестировал его в своей компании, не означает, что применение его на практике будет удобным и эффективным.

Параметры классификации СЭД

Сравнение СЭД и разбиение их на группы обычно производится по нескольким сегментам, к которым относятся:

Данная классификация составляется в соответствии со следующими параметрами:

  1. Цена на конкурентные лицензии, позволяющие использовать продукт максимально эффективно.
  2. Деловая репутация производителя и его опыт на данном российском рынке (число потребителей, количество внедренных проектов).
  3. Время присутствия изготовителя на рынке СЭД.
  4. Возможности и функционал решений разработчика.

Продукты, относящиеся к первому сегменту, обладают низкой ценой на лицензии. Такие системы не смогут дать высокую производительность, поскольку не являются универсальными. При выборе данного решения потребитель вынужден будет осуществлять какие-либо доработки. Зачастую это производители с небольшим опытом работы на рынке СЭД. Низкая функциональность их продуктов связана с нехваткой собственных средств на организацию более серьезных разработок и обслуживание систем.

В среднем сегменте находятся решения, при помощи которых потребитель сможет получить либо среднюю, либо высокую эффективность. Основа для таких продуктов представлена в виде взаимосвязи «клиент-сервер». Такие компании обычно давно присутствуют на рынке и уже успели зарекомендовать себя. Большинство разработчиков имеют свою партнерскую сеть, посредством которой удовлетворяются потребности клиентов регионального рынка. Платформы, которые наиболее часто встречаются в этом сегменте, – это Microsoft или Lotus. Производитель также может предложить типовые решения на основе созданных систем. Примерами в данном случае можно считать:

Что касается третьего сегмента, то они предполагают довольно высокую цену на лицензии, именно поэтому не каждая компания (особенно развивающаяся) может себе позволить решения данной группы. Такие продукты обычно нацелены на более крупные предприятия, у которых имеется возможность потратить немалую сумму на свое производство. Все они имеют высокую эффективность в работе и расширенный функционал, позволяющий справляться со всеми задачами масштабной организации.

Решение DocsVision. Почему выбирают именно его?

Анализ систем электронного документооборота на примере такого продукта, как DocsVision, проводится неслучайно. Это связано, прежде всего, с высокой успешностью разработчика при внедрении данной системы. Продукт применяют многие государственные учреждения и кредитные организации России («СПб ГУП «Петербургский метрополитен», ОАО «РЖД», Минэкономразвития РФ и другие). Производитель существует на рынке уже на протяжении более 10 лет, и за это время успел зарекомендовать свои решения как одни из самых эффективных. Помимо этого, система DocsVision обладает мощным функционалом, что является основным критерием при выборе подобной продукции.

Основные возможности и достоинства версии DocsVision 4.1:

  • построена на Microsoft;
  • поддерживает системы Vista, Win Server 2008 и Win Server;
  • возможность создавать визуальные проекты;
  • хранилищами информации могут служить такие СУБД, как SQL 2008, SQL 2005 или SQL 2000;
  • наличие всевозможных средств для взаимодействия с другими электронными системами;
  • предусматривает применение метода шифрования и использования электронно-цифровой подписи;
  • отсутствие ограничения на количество пользователей;
  • возможность создавать аналитические отчеты;
  • наличие средств SQL, предназначенных для резервного копирования данных;
  • способна взаимодействовать с большим количеством посторонних систем (1С, MS CRM, MS Office и т.д.).

Сравнительный анализ DocsVision и Documentum

Чтобы определить различия таких СЭД, как DocsVision и Documentum, необходимо сопоставить их в соответствии с несколькими признаками:

  • внутреннее оснащение системы;
  • функционал продукта, направленный непосредственно на управленческую деятельность в компании;
  • дополнительные возможности.

DocsVision является более мощным продуктом, именно поэтому основные его отличия от Documentum заключаются в большем числе составляющих элементов. Данный продукт обладает Off-line клиентом, что значительно упрощает обмен данными. Здесь также присутствует технология Web Service, при помощи которой пользователь имеет возможность перемещать информацию в распределенные приложения. Кроме этого, DocsVision оснащен справочниками и упрощенным интерфейсом по сравнению с Documentum.

Управленческая деятельность на предприятии, использующем DocsVision, может осуществляться с применением таких элементов, как программируемые функции или их расширение. Пользователь имеет возможность дробить конкретный процесс на несколько этапов в соответствии с определенными требованиями, и это будет происходить в автоматическом режиме. Что касается внешнего взаимодействия системы с другими приложениями, то оно обеспечивается благодаря особому механизму, который построен на основе WorkFlow-процессе.

В отличие от Documentum, продукт DocsVision направлен на работу как с документацией предприятия, так и с его бизнес-процессами. Система позволяет анализировать все документы и файлы, относящиеся к бизнес-процессам, и обрабатывать их при помощи механизма переменных. Решение Documentum также не обладает таким необходимым элементом, как специальный шлюз для взаимодействия с внешними системами электронного документооборота.

Основные преимущества комплексной системы документооборота

О необходимости перехода от бумажного делопроизводства к системам электронного документооборота говорят уже давно, но какие действительные преимущества дает внедрение электронного документооборота?

Преимущество СЭД №1: повышение производительности компании

На поиск нужных документов и информации при наличии системы электронного документооборота тратится значительно меньше времени, по сравнению с традиционным бумажным делопроизводством Доступ к электронному документообороту можно получить с любого ПК вашей компании, где установлена система эффективного управления bb workspace.

Преимущество СЭД №2: мгновенный доступ к актуальной информации

К основному преимуществу электронного документооборота можно отнести способность быстро и легко находить последние версии документов. Таким образом, решается проблема актуальности документооборота, то есть даже если один и тот же документ существует в нескольких вариантах, пользователь сможет найти последнюю версию файла и работать уже с ним.

Преимущество СЭД №3: уменьшение ошибок типа «человеческий фактор»

Правильная организация электронного документооборота позволяет исключить ошибки, которые влечет за собой человеческий фактор. При бумажном документообороте на поиск пропавших документов уходят часы, в то время как СЭД справляется с подобной задачей всего за несколько секунд.

Преимущество СЭД №4: уменьшение материальных издержек

Электронные системы управления документооборотом значительно сокращают расходы организации. Во-первых, увеличивается производительность сотрудников компании за счет автоматизации работы, во-вторых, снижаются издержки на расходные материалы, которые используются при бумажном документообороте.

Преимущество СЭД №5: улучшение взаимодействия

Одним из ключевых преимуществ электронного документооборота является улучшение взаимодействия между департаментами и отделами внутри организации. Внедрение системы электронного документооборота облегчает коммуникацию, обмен информацией, а также помогает разрушить барьеры между различными подразделениями.

Преимущество СЭД №6: коллективная работа с документами

Автоматизация документооборота позволяет одновременно нескольким пользователям работать с одним и тем же файлом, а также осуществлять поиск по единой базе данных документов.

Преимущество СЭД №7: сокращение потребности в дополнительном персонале

Увеличение объемов производства при электронном документообороте не требует значительного расширение персонала, достаточно с помощью системы эффективного управления bb workspace автоматизировать работу уже существующего коллектива.

Преимущество СЭД №8: снижение расходов на хранение документов

Законодательством РФ предусмотрен срок хранения документов в течение 5 лет, введение электронного документооборота позволит снизить издержки на хранение документации.

Преимущество СЭД №10: защита документов от повреждений

Использование СЭД снижает риски вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. К сожалению, полностью перейти на электронный документооборот и избавиться от бумажного делопроизводства не возможно, поскольку по законодательству РФ значимой формой документа по-прежнему считается бумажная, однако процент таких документов в общем объеме относительно невелик.

Преимущество СЭД №11: нематериальные выгоды организации

Нематериальные выгоды не так заметны на первый взгляд и влияют на эффективность компании лишь косвенно. Например, к таким преимуществам можно отнести улучшение восприятия документа или увеличение дисциплинированности работников и клиентов.

Преимущество СЭД №12: повышение корпоративного сознания

Одним из неожиданных результатов от внедрения системы электронного документооборота можно назвать повышение корпоративного сознания. Каждый сотрудник начинает чувствовать себя частью единой команды, четко понимая общие цели и задачи.


Система бюджетирования
включает в себя, как правило, несколько составляющих:

Система бюджетирования — это и система управления формированием, распределением и использованием финансовых ресурсов, регулирование всех финансовых процессов на предприятии. Задача системы бюджетирования — обеспечить наиболее комфортное планирование и принятие решений по обеспечению наиболее эффективного движения финансовых ресурсов между предприятием и источниками его финансирования. Всё в системе бюджетирования направлено на увеличение финансовых ресурсов, инвестиций и наращивание объема капитала.

Система бюджетирования прежде всего — это технология оперативного управления и контроля за расходованием средств. Система бюджетирования должна быть построена таким образом, что бы руководство предприятия в любой момент времени имело возможность получить всю необходимую информацию для принятия решения, будь то оплата текущих счетов или заключение новых договоров. Только правильно построенная система бюджетирования позволяет в режиме real-time владеть управленческой информацией. В качестве основы для построения системы бюджетирования используется и наше программное обеспечение — комплексная система электронного документооборота bb workspace.

Система бюджетирования в bb workspace представлена визуальным слоем bb budget и позволяет формировать карточки Лимитов по бюджетообразующей статье, согласовывать и утверждать Лимиты с использованием электронно-цифровой подписи (ЭЦП). В рамках согласованных лимитов по статьям, в системе бюджетирования формируются карточки Заявок, которые поддерживают мультистатейность, мультивалютность, мультиучет, автоматический рассчет суммы НДС, выделенеие суммы НДС для контроля суммы утвержденных лимитов.

Система бюджетирования bb budget построена таким образом, что при согласовании сумм лимитов, суммы указываются без учета НДС и при автоматическом выделении суммы НДС из заявки, корректно происходит контроль суммы заявок на непревышение суммы утвержденного лимита.

Система бюджетирования bb budget позволяет выгружать всю обрабатываемую информацию в excel-формате.

Данные, обрабатываемые в системе бюджетирования bb budget используются «Генератором SQL-отчетов bb report«, который готовит всю необходимую аналитическую отчетность по плановому и фактическому расходованию средств.

Систему бюджетирования bb budget можно использовать в сетевом режиме, на любом количестве рабочих мест, но, как правило, система устанавливается на рабочих местах казначеев, распорядителей по лимитам, инициаторов заявок на оплату и в бухгалтерии (исполнителей заявок, принятых к оплате).

Как пользоваться системой электроннного документооборота

Необходимые бумаги можно найти в один клик, а архивация производится вообще без участия человека. Такие возможности предприятиям открывает СЭД. Система электронного документооборота (СЭД) – это специальное программное обеспечение, благодаря которому происходит обработка документов в электронном виде. Другими словами, благодаря СЭД возможна передача документов между сотрудниками, выдача индивидуальных задач, архивация и т.д. Наверняка многие организации умеют создавать электронные документы, хранить и передавать их. Однако просто электронный формат не будет иметь никакой юридической силы. Для того чтобы электронная бумага обрела вес, важно чтобы она была подписана обеими сторонами. В данном случае, документы должны быть скреплены специальной электронной подписью.

Система электронного документооборота – что это и зачем нужно?

  • непрерывное движение документа, дающее возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
  • единая база документов, исключающая возможность их дублирования;
  • результативный поиск документа при наличии о нем минимальной информации;
  • эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота.

В зависимости от специфики деятельности организации выделяют несколько видов электронного документооборота:

  • производственный ЭДО;
  • управленческий ЭДО;
  • архивное дело;
  • кадровый ЭДО;
  • бухгалтерский ЭДО;
  • складской ЭДО;
  • технологический ЭДО;
  • секретный и конфиденциальный ЭДО.

Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности.

Что такое «система электронного документооборота», и зачем она нужна?

Во втором случае задаются:

  • условия переходов между этапами;
  • разделения маршрута;
  • циклы обработки;
  • запуск подпроцессов, таймеров, процедур обработки;
  • задаются роли пользователей.
  • Создание документа.
  • Редактирование.
  • Переименование.
  • Перемещение.
  • Сохранение.
  • Индексирование.
  • Удаление.

Расходы на СЭД Документооборот полноценно не может функционировать без лицензии, серверов, полноценной настройки и обучения всех пользователей. Каждый из этих элементов требует больших денежных затрат. Кроме того, не следует забывать об интеграции СЭД с другими системами, обновлении баз и ПО, консультациях службы техподдержки и прочих затратах на сопровождение.

Внедрение СЭД Внедрение проекта может занимать нескольких месяцев.

Обзор: системы электронного документооборота

Для того чтобы окончательно определить, какую СЭД установить на предприятии, рекомендуется предпринять несколько простых шагов:

  • провести сравнительный анализ нескольких СЭД, максимально соответствующих требованиям;
  • оценить стоимость владения той или иной программой;
  • изучить схемы лицензирования и выбрать оптимальный вариант;
  • ознакомиться с комплексом услуг, предоставляемых поставщиком;
  • изучить демонстрационные видеоматериалы;
  • установить демо-версию программы;
  • изучить функциональные возможности СЭД и выделить самые важные с точки зрения деятельности компании.

После всестороннего анализа полученных данных можно принимать окончательное решение об установке той или иной программы на предприятии. Внедрение электронного документооборота Внедрение электронного документооборота в организации — не такая простая задача.

Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов

Это объясняется тем, что основным потребителем программ является госсектор, а интерес со стороны государства обеспечивает устойчивость всего рынка. Электронный документооборот в рамках внедрения комплексной системы автоматизации бизнеса Как правильно организовать и запустить в работу систему электронного документооборота, нам рассказал Денис Селезнев, руководитель практики «Автоматизация: 1Ф» компании КСК групп — крупнейшего консалтингового холдинга, занимающегося разработкой и инсталляцией собственной уникальной программы автоматизации бизнеса «Первая Форма»: «Некоторые компании, особенно небольшие, считают, что автоматизация бизнес-процессов в фирме в целях экономии средств вполне может проводиться по частям — сначала бухгалтерия, потом делопроизводство, потом все остальное.

20.система электронного документооборота

CRM.Наиболее востребованными функциями СЭД являются:

  1. Хранение и поиск документов.
  2. Поддержка делопроизводства.
  3. Маршрутизация и контроль исполнения документов: составление маршрутов документов, поддержка действий во время маршрутов, уведомление сотрудников о поступлении нового документа, автоматический контроль сроков исполнения.
  4. Составление аналитических отчетов, таких как отчет о текущей занятости, о выполнении работ по документам и о просроченных поручениях.
  5. Обеспечение информационной безопасности, включая аутентификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе.

Некоторые СЭД имеют специфические функции, позволяющие расширять возможности использования путем интеграции с другими системами.

Преимущества системы электронного документооборота (сэд). топ-5 популярных

Обзор систем электронного документооборота

Процесс зависит как от количества документационных процессов, так и от финансовых, организационных и ресурсных возможностей. Внедрение осуществляется по такому алгоритму:

  • создание рабочей группы, определение руководителя;
  • определение целей и задач;
  • проверка существующих документационных процессов;
  • разработка технического задания;
  • выбор СЭД;
  • заключение договора на внедрение СЭД;
  • разработка и утверждение регламента работы;
  • проверка первоначального наполнения справочников;
  • предварительное испытание СЭД;
  • обучение персонала работе;
  • тестовое внедрение СЭД;
  • анализ результатов тестовой работы;
  • исправление ошибок;
  • полноценное внедрение СЭД.

Ошибки внедрения Особое внимание следует уделить тем процессам, в которых необходимо наличие бумажного документа.
СЭД «Дело». Смена названия никак не отразилась на качестве этого программного продукта, и он по-прежнему является надежной и функциональной системой для управления делопроизводством на предприятиях любого типа и размера. Плюсы

  • Возможность построения сложных многоуровневых маршрутов согласования документации.
  • Высокая степень защиты данных пользователя.
  • Относительная легкость освоения основных компонентов системы.
  • Гибко настраиваемые и модифицируемые процессы обработки документации.
  • Неудобное разграничение прав доступа при серьезной текучке кадров.
  • Не самая добросовестная работа технической поддержки.
  • Архаичный интерфейс.

Сколько стоит? Стоимость одной лицензии на использование данной программы зависит от количества сотрудников, подключенных к ней.
Плюсы

  • Возможность успешной работы системы на предприятиях со сложной корпоративной структурой и территориальным устройством.
  • Беспрецедентная надежность системы, которая позволяет ей активно функционировать круглые сутки, 365 дней в году.
  • Автоматизированная поддержка работы с несколькими типами рабочих мест.
  • Разграничение прав доступа, согласно иерархической структуре организации.
  • В веб-интерфейсе ограничена поддержка некоторых браузеров, в частности FireFox.
  • Ориентированность системы преимущественно на средний и крупный бизнес.

Сколько стоит? Конечная цена данного софта складывается из множества составляющих, включая обучение персонала, установку дополнительных модулей и передачу прав пользования системой. Верхний предел итоговой суммы – 99 000 рублей. Самый дешевый тематический модуль обойдется в 4000 рублей.

Как пользоваться системой электронного документооборота

  1. СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации. Их второе название — электронные архивы.
  2. СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам.
  3. СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний.

В целях сохранности информации пользователи должны постоянно сохранять документы.

  • В некоторых случаях требуется существование электронного и бумажного документа. Если, например, у партнера не установлена СЭД, то при работе с ним документация должна быть как в электронном, так и в бумажном виде.

Читайте также: НДС — что нового ждать в 2019 году? Характеристика налога на добавленную стоимость и нюансы его уплаты Реальная стоимость ведения электронного документооборота для малого бизнеса (*) Если фирма небольшая, и подписывать документы собирается лично владелец бизнеса (или сам ИП), то затраты будут минимальными. Они состоят из покупки электронной цифровой подписи — 1500 рублей и доступа к сервису электронного документооборота — от 100 рублей.
Для небольших объёмов наша редакция рекомендует сервис Контур.Диадок.

XI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум — 2019

Система электронного документооборота. Понятие, виды, преимущества внедрения.

В современном мире обмен документами между физлицами и хозяйствующими субъектами переходит постепенно с бумажных носителей на электронный. Система электронного документооборота по сравнению с простой бумагой имеет ряд преимуществ: во-первых, позволяет сэкономить время, во-вторых увеличить эффективность принимаемых решений. Система электронного документооборота может быть построена как внутри компании, так и между разными фирмами через сеть Интернет. Постепенно различные компании, например, государственные структуры, переходят от бумажного документооборота к электронному.

Система электронного документооборота (СЭД) – это компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.) [1].

Электронный документооборот — это система процессов по обработке документов в электронном виде [2]. Электронный документооборот делиться на два больших вида обмен документами которые происходят как внутри фирмы так и между разными компаниями путём использования различных каналов связи. Предприятия также могут объединить их в одну глобальную систему. Обмен документами между двумя компаниями происходит с помощью оператора электронного документооборота. Функциями оператора электронного документооборота является обеспечение доставки сообщений, он также производить контроль форматов пересылаемых документов, а также оператор требует заверения работы с данными с электронной подписью и является «хранителем» архива документов. Электронный документооборот обладает огромным количеством свойств перед бумажным носителем — это и упорядочивание делопроизводства, о позволяет отслеживать положения каждого документа, способствует ускорению обработки документов, планирует поиск документом и многое другое.

СЭД имеет недостатки, которые выражаются в обеспечении безопасности, необходимо выполнять резервное копирования, проблемы с установкой, внедрением и отладкой, дороговизна, необходимость проведения обучения всех пользователей, необходимость в администраторе который будет следить за функционированием, безопасностью.

Внедрение в организации электронного документооборота является довольно сложным и взвешенным решением. Глобальным трендом рынка в настоящее время является стремление к снижению издержек, а также оптимизации рабочих процессов. Системы электронного документооборота (СЭД) помогают сэкономить время сотрудников и деньги компании. Существуют много причин подталкивающих к переходу организаций электронную систему документооборота. Во-первых, это экономия. За год один сотрудник способен потратить на печать до 25 тыс. руб. Благодаря СЭД эту цифра уменьшится на 30%. [3]. Во-вторых, это упрощение рабочего процесса. Благодаря СЭД у сотрудников начисто пропадает необходимость вручную каждый раз переносить информацию с одной базы на другую. Данный процесс и занимает большую часть времени специалистов, работающих в офисе. В-третьих, экофрендли тренд т.е. безопасный для экологии. По данным мониторинга экологической ситуации Мэрилендского университета, только за прошлый год на территории России было уничтожено 5,3 млн. га леса. Благодаря этому компании тратят в разы меньше бумаги, а также сокращается количество отходов. По данным Nielsen, 62% россиян готовы приобретать экологически чистые продукты, чтобы уменьшить негативное воздействие на окружающую среду. В-четвёртых, значительное уменьшение нагрузки на ИТ-специалистов. Процесс подбора и заказа оборудования и настройка программ все это отнимает время у IT -специалистов. Далеко не всегда печатающее устройство корректно работают и встраивается в существующую систему ПО, установленного в компании, необходимость отслеживания их работоспособности, чтобы какой-либо очередной принтер или МФУ «не вылетели» из рабочего процесса. В-пятых, конечно же простота в обслуживании. СЭД позволяет обслуживать весь парк устройств одной странней компании, тем самым разгрузив сотрудников от рутинной работы с принтерами, МФУ и так далее.

Самыми популярными на данный момент системы документооборота в России являются:

1. Дело. Система электронного документооборота который является признанным лидером в своем сегменте на территории всего постсоветского пространства.

2. Логика. Программа «Логика СЭД» до 2012 года называлась «Босс-Референт» и являлась одним из популярнейших российских систем электронного документооборота, который являлся серьезным конкурентом СЭД «Дело».

3. ЕВФРАТ. Система электронного документооборота разработана в полном соответствии с требованиями стандарта качества ISO 9000 и российских ГОСТов в области делопроизводства.

4. 1С:Архив. Является одной из лучших, а также самая универсальная программа предназначенная для управления документооборотом предприятия. «1С:Архив» обеспечивает централизованное хранение деловой документации различного формата, также обеспечивает доступ к ней уполномоченного персонала, который производить редактирование файлов.

5. DIRECTUM. Простая и функциональная СЭД DIRECTUM предназначена для предприятий малого и среднего бизнеса. DIRECTUM система электронный документооборот позволяет успешно совмещать с традиционным бумажным, чтобы впоследствии «безболезненно» полностью перевести организацию на работу в DIRECTUM. Продвинутая технология Workflow обеспечивает эффективную автоматизацию процессов делопроизводства. [4]

Из всего этого можно сделать вывод что, система электронного документооборота значительно позволяет намного облегчает офисную работу, помочь сэкономить финансовые средства и защитить окружающую среду. Внедренная СЭД позволит улучшить процесс управления документацией, снимая большую часть рутинных обязанностей с сотрудников.

Список использованных источников:

1. Просто об электронном документообороте. ECM-Journal (https://ecm-journal.ru/mustknow);

2. Система электронного документооборота – что это и зачем нужно? IP-ON-Line. (https://ip-on-line.ru/servisy/sistema-elektronnogo-dokumentooborot.html);

3. Пять причин внедрить систему управления документооборотом IT — Week . ();

4. Скажем нет бумажной волоките! Обзор: системы электронного документооборота. Бизнес-журнал ЖАЖДА. ( https :// zhazhda . biz / lifestyle / obzor — sistemy — elektronnogo — dokumentooborota );

5. Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов. Комсомольская правда. ( https :// www . kp . ru / guide / ielektronnyi — dokumentooborot — na — predprijatii . html ).

Ссылка на основную публикацию